Mengisi data produk di SIHALAL sering terasa lebih rumit daripada yang dibayangkan, terutama bagi tim QA atau manajer produksi yang baru pertama kali mengurus sertifikasi halal untuk perusahaan menengah dan besar. Setiap kolom yang Anda isi nantinya menjadi dasar bagi Lembaga Pemeriksa Halal (LPH) untuk memeriksa bahan, proses, dan fasilitas produksi. Artikel ini membahas cara isi data produk SIHALAL kolom demi kolom, supaya data yang Anda kirim akurat dan tidak menimbulkan bolak-balik permintaan perbaikan.
SIHALAL adalah sistem informasi milik BPJPH tempat seluruh pengajuan sertifikat halal diajukan dan dipantau secara daring. Bagi usaha yang wajib lewat jalur reguler — misalnya karena menggunakan bahan hewani, bahan berisiko, proses produksi kompleks, atau memerlukan uji laboratorium — kelengkapan data produk di SIHALAL menjadi pintu masuk pertama sebelum LPH melakukan pemeriksaan. Sebelum masuk ke sistem, ada baiknya Anda menyiapkan seluruh dokumen wajib sebelum mengajukan sertifikasi halal agar proses pengisian tidak terhenti di tengah jalan hanya karena satu berkas tertinggal.
Sebelum Isi Data Produk: Pastikan Akun dan NIB Sudah Siap
Pengisian data produk baru bisa dilakukan setelah akun pelaku usaha di SIHALAL aktif dan tervalidasi. Akun ini biasanya terhubung dengan Nomor Induk Berusaha (NIB) sebagai identitas legalitas usaha, yang umumnya menjadi salah satu syarat pengajuan sertifikat halal.
Kalau perusahaan Anda baru membuat akun atau masih mengalami kendala saat pendaftaran, ada baiknya menengok dulu panduan cara membuat akun SIHALAL dan kesalahan yang sering terjadi sebelum melangkah ke pengisian data produk. Kesalahan di tahap akun sering merembet menjadi masalah di kolom-kolom berikutnya, misalnya data perusahaan yang tidak sinkron dengan data produk yang diajukan.
Cara Isi Data Produk SIHALAL: Kolom Identitas Produk
Bagian pertama saat isi data produk SIHALAL adalah identitas produk itu sendiri. Kolom ini terlihat sederhana, tapi kesalahan kecil di sini bisa memengaruhi keseluruhan proses pemeriksaan oleh LPH.
- Nama produk — tulis nama sesuai yang tercantum pada kemasan atau yang akan dicantumkan pada kemasan final. Hindari nama generik yang tidak mencerminkan produk aktual.
- Jenis/kategori produk — pilih kategori yang paling mendekati karakteristik produk, karena kategori ini memengaruhi jenis pemeriksaan yang akan dilakukan LPH.
- Merek dagang — pastikan konsisten dengan merek yang terdaftar secara legal di perusahaan Anda.
- Kemasan dan varian — jika satu produk memiliki beberapa varian rasa, ukuran, atau kemasan, sistem biasanya meminta Anda mendaftarkannya secara terpisah atau sebagai turunan dari produk induk.
Untuk perusahaan dengan lini produk banyak, disiplin penamaan sejak awal akan sangat membantu saat proses pemantauan status pengajuan di kemudian hari.
Kolom Bahan Baku dan Bahan Penolong: Bagian Paling Krusial
Ini adalah bagian yang paling sering menjadi sorotan LPH saat pemeriksaan, sehingga wajar jika membutuhkan waktu paling lama untuk diisi dengan benar. Anda perlu mencantumkan seluruh bahan yang digunakan, bukan hanya bahan yang muncul di label kemasan.
Bahan penolong — yaitu bahan yang membantu proses produksi tetapi tidak menjadi bagian dari produk akhir — tetap wajib dicantumkan meskipun tidak tercantum pada label. Contohnya bahan pelumas mesin produksi yang bersentuhan dengan produk, atau bahan pembantu proses fermentasi. LPH akan tetap menilai bahan-bahan ini karena berpotensi menjadi titik kritis halal.
Data yang Biasanya Diminta per Bahan
- Nama bahan sesuai dokumen pembelian atau spesifikasi dari pemasok.
- Asal atau sumber bahan (nabati, hewani, mineral, atau sintetis).
- Nama produsen atau pemasok bahan tersebut.
- Status sertifikasi halal bahan, jika bahan tersebut sudah bersertifikat.
- Fungsi bahan dalam proses produksi.
Bahan turunan hewani yang tidak jelas sumbernya, kandungan alkohol atau etanol, serta bahan penolong yang tersembunyi merupakan beberapa titik kritis halal yang paling sering ditemukan LPH saat pemeriksaan. Jika perusahaan Anda memakai banyak bahan impor atau bahan dengan rantai pasok panjang, siapkan dokumen pendukung untuk tiap bahan agar LPH dapat menelusuri kejelasan sumbernya dengan lebih cepat.
Kolom Proses Produksi: Menjelaskan Alur dari Bahan Baku sampai Produk Jadi
Setelah bahan baku, SIHALAL biasanya meminta Anda menjabarkan alur proses produksi secara berurutan — mulai dari penerimaan bahan baku, tahap pengolahan, hingga pengemasan. Tujuannya agar LPH bisa memetakan di titik mana saja risiko ketidakhalalan bisa muncul.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat mengisi kolom ini:
- Cantumkan setiap tahap proses secara berurutan, jangan diringkas terlalu singkat sehingga menyembunyikan detail penting.
- Sebutkan peralatan atau mesin yang digunakan pada tiap tahap, terutama jika peralatan tersebut juga dipakai untuk produk lain.
- Jelaskan potensi titik pertemuan antara produk Anda dengan bahan atau produk lain yang berisiko menimbulkan kontaminasi silang.
Bagi perusahaan yang berbagi fasilitas produksi dengan lini produk non-halal atau produk lain, kejelasan pada kolom ini sangat menentukan. Ada baiknya Anda mempelajari juga studi kasus kontaminasi silang di dapur produksi untuk memahami pola risiko yang sering luput dari perhatian saat mengisi data proses produksi.
Kolom Fasilitas Produksi dan Lokasi
SIHALAL juga meminta data fasilitas tempat produk diproduksi, termasuk alamat pabrik atau dapur produksi, denah alur produksi, serta informasi apakah fasilitas tersebut digunakan bersama untuk produk lain. Bagian ini penting karena LPH akan memeriksa fasilitas secara langsung sebagai bagian dari pemeriksaan jalur reguler.
Jika perusahaan Anda memiliki lebih dari satu lokasi produksi untuk produk yang sama, pastikan setiap fasilitas didaftarkan secara lengkap dan tidak digabung begitu saja, karena LPH perlu memeriksa kesesuaian fasilitas dengan data yang tercantum di sistem.
Kolom Sistem Jaminan Produk Halal (SJPH) dan Penyelia Halal
Bagian ini sering terlewat oleh pelaku usaha yang baru pertama kali mengajukan sertifikasi. Perusahaan wajib menyusun dan menjalankan Sistem Jaminan Produk Halal (SJPH), yang mencakup kebijakan halal, tim manajemen halal, prosedur tertulis, pelatihan karyawan, audit internal, hingga kaji ulang manajemen.
Anda juga perlu mencantumkan identitas Penyelia Halal — yaitu orang yang ditunjuk oleh perusahaan sendiri untuk mengawasi proses produk halal secara internal. Penyelia Halal ini berbeda dari Pendamping PPH yang mendampingi pelaku usaha mikro dan kecil pada jalur self declare. Untuk memahami perbedaan peran para pihak yang terlibat, Anda bisa membaca peran BPJPH, MUI, dan LPH: siapa mengerjakan apa agar tidak keliru menempatkan siapa yang bertanggung jawab pada tahap mana.
Kesalahan Umum Saat Isi Data Produk SIHALAL
Beberapa kesalahan berikut cukup sering ditemukan pada pengajuan jalur reguler, dan sebaiknya dihindari sejak awal:
| Kesalahan | Dampak |
|---|---|
| Bahan penolong tidak dicantumkan | LPH perlu meminta klarifikasi tambahan, proses pemeriksaan tertunda |
| Nama bahan tidak sesuai dokumen pemasok | Kesulitan verifikasi status kehalalan bahan |
| Alur proses produksi diringkas berlebihan | Titik kritis halal tidak terpetakan dengan jelas |
| Fasilitas bersama tidak dijelaskan | Risiko kontaminasi silang tidak terdeteksi sejak awal |
| Data Penyelia Halal tidak lengkap | Kelengkapan SJPH dipertanyakan saat pemeriksaan |
Sebagian besar kesalahan di atas berakar dari satu hal: data yang dimasukkan ke SIHALAL tidak sinkron dengan dokumen sebenarnya di lapangan. Karena itu, sebelum mengisi kolom demi kolom, pastikan tim produksi dan tim legal duduk bersama menyamakan data.
Setelah Data Produk Terisi: Apa yang Terjadi Berikutnya
Setelah seluruh kolom data produk terisi dan diajukan lewat SIHALAL, pengajuan akan diteruskan untuk pemeriksaan oleh LPH sesuai penugasan dari BPJPH. LPH akan memeriksa kesesuaian antara data yang Anda isi dengan kondisi bahan, proses, dan fasilitas yang sebenarnya. Perlu diingat, data yang tidak konsisten dengan kondisi lapangan justru akan memperlambat tahap pemeriksaan, bukan mempercepatnya.
Perusahaan yang bergerak di sektor makanan dan minuman perlu ekstra memperhatikan detail bahan dan proses, mengingat kelompok produk ini termasuk yang didahulukan dalam penahapan kewajiban bersertifikat halal. Untuk kepastian jadwal penahapan yang berlaku bagi kelompok produk Anda, periksa langsung pengumuman resmi BPJPH atau SIHALAL karena tanggalnya dapat disesuaikan pemerintah dari waktu ke waktu.
Menjaga Data Tetap Akurat Setelah Sertifikat Terbit
Satu hal yang perlu dipahami pelaku usaha menengah dan besar: sertifikat halal berlaku selama produk, bahan, dan prosesnya tidak berubah. Jika ada perubahan bahan baku, pemasok, atau proses produksi di kemudian hari, ada kewajiban pelaporan yang harus dipenuhi. Karena itu, data yang Anda isi di SIHALAL sebaiknya diperlakukan sebagai dokumen hidup, bukan sekadar formulir yang diisi sekali lalu dilupakan.
Tim QA atau manajer produksi sebaiknya membangun kebiasaan mencatat setiap perubahan bahan atau proses secara internal, sehingga saat pelaporan perubahan diperlukan, data pendukungnya sudah tersedia dan tidak perlu disusun ulang dari nol.
Mengisi data produk di SIHALAL hanyalah satu tahap dari keseluruhan proses sertifikasi halal jalur reguler. Supaya Anda memiliki gambaran menyeluruh mulai dari pengajuan awal hingga sertifikat terbit, silakan pelajari halaman alur sertifikasi agar setiap tahap yang akan dilalui perusahaan Anda menjadi lebih jelas dan terencana.
